Guia prático de como aprender a gerir uma micro agência

Você sabe como gerir uma micro agência? Muitas pessoas sonham em se tornar empreendedoras mas, muitas vezes, não sabem por onde começar. Isso porque o processo de gerenciamento de qualquer negócio envolve muitos desafios e planejamento. 

Neste artigo, você terá um guia prático de como gerir uma micro agência, assim como pontos indispensáveis para desenvolver o seu negócio. 

No caso da micro agência, em específico, o que se destaca é o ramo de atuação, considerando que as atividades tendem a se direcionar mais para o segmento de comunicação e marketing.

Antes de nos aprofundarmos nesse tópico, vamos conhecer o conceito de uma microempresa (ME) e suas especificidades? 

Conheça o que é uma microempresa

A definição de cada tipo de empresa se dá a partir do seu faturamento, mas também pode considerar o número de colaboradores, conforme o segmento de atuação, como indústria ou comércio. 

No caso do faturamento de uma ME, esse limite e classificação consiste em negócios que  podem alcançar até 360 mil reais no ano. 

Como mencionado, outro fator importante diz respeito ao número de funcionários, que deve ser de 9 até 19. 

Conhecendo essas características iniciais, vamos falar agora sobre o processo de administração desta empresa. 

Como administrar uma microempresa?

Agora que você já sabe o conceito de uma microempresa, separamos 5 dicas sobre como é possível realizar a administração desse negócio. Confira os detalhes no decorrer da leitura: 

1. Faça sempre o controle de fluxo do seu caixa

Um dos aspectos mais importantes dentro de uma empresa é o seu controle financeiro. 

Sem isso, a empresa entra em decadência, pois não consegue gerenciar o negócio e realizar seus pagamentos, identificando, lucros, fluxos de caixa, dívidas, dentre outros aspectos fundamentais para um negócio saudável.

Dessa forma, o controle do fluxo de caixa é essencial para manter a empresa em dia com suas obrigações fiscais e contábeis. 

Esse controle permite o registro de movimentações financeiras empresariais, trazendo um saldo de como está a situação. 

Dessa forma, é possível prever quanto vai entrar e sair de dinheiro, o que auxilia o gestor em um planejamento financeiro a longo prazo e mensurar o potencial de desenvolvimento da marca, como crescer ou franquear. 

Esse planejamento é essencial para que ocorra um equilíbrio financeiro, assim como um balanço positivo nas contas empresariais. 

2. Defina as responsabilidades dos funcionários

O segundo aspecto que é muito importante em qualquer empresa é reconhecer que o trabalho em equipe é essencial. No caso dos pequenos negócios, isso se faz ainda mais necessário, devido às equipes reduzidas. 

Não fazemos nada sozinho! Isso vale na área médica, na realização de uma cirurgia de vesícula ou de outro órgão, já que o processo depende de uma equipe de cirurgia – que conta com enfermeiros, anestesistas, técnicos e médicos. 

O mesmo ocorre na agência, em que profissionais de diferentes áreas precisam se comunicar e atuar juntos para alcançar um resultado satisfatório para o cliente em uma peça publicitária, por exemplo.

Tudo isso demonstra que sua empresa não terá sucesso se os funcionários não forem envolvidos nessa ação e entenderem que devem atuar como uma equipe.

Dessa forma, defina quais são as responsabilidades e atividades que devem ser realizadas por cada um, assim como os prazos de entrega.

Isso é essencial, inclusive, para verificar como está sendo o desempenho de um determinado colaborador e poder fazer sugestões de melhorias. 

3. Tenha uma boa relação com os fornecedores

Boa parte das empresas tem contato com algum fornecedor, seja o caso de uma empresa de paisagismo para fornecer plantas ornamentais à uma obra, seja pensando no desenvolvimento de softwares que ajudam no gerenciamento de empresas.

Os fornecedores fazem parte de um importante grupo de stakeholders, pois são responsáveis pelo fornecimento de matéria-prima, produtos e materiais cruciais para o desenvolvimento das atividades para o público.

Um problema com o fornecedor pode acarretar em prejuízos, já que afeta a chegada do produto e, consequentemente, atinge o cliente. 

Dessa forma, ter um relacionamento aberto e transparente com o fornecedor é essencial, realizando os pagamentos em dia, assim como buscando estabelecer quais são os canais de comunicação que devem ser utilizados no relacionamento e benefícios que podem ser agregados.

Além disso, é muito importante alinhar todos os processos que serão utilizados, assim como criar ações de valorização desse fornecedor em busca de desenvolver um bom relacionamento. 

4. Promova um bom ambiente de trabalho

A valorização do funcionário é uma peça importante para quem tem um negócio. É muito ultrapassado pensar em uma empresa, com funcionários sem liberdade e totalmente receosos. 

A empresa pode – e deve – estabelecer regras para o seu funcionamento, assim como metas de trabalho. Mas é essencial que isso seja feito de forma humanizada e receptiva. 

Para isso, promover um bom ambiente de trabalho em sua empresa é essencial. Esse ambiente de trabalho deve contar não somente com a valorização salarial e profissional, mas também ser um espaço seguro e confortável. 

Por exemplo, o AVCB bombeiro (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros) é uma exigência para as empresas, a depender do seu porte e da quantidade de funcionários e representa um documento que atesta que existem equipamentos de contenção inicial de emergência, assim como saídas apropriadas.

De forma mais individual, existem equipamentos de proteção individual que devem ser distribuídos para garantir a segurança do colaborador diante da realização de suas atividades. 

O local também pode ser moderno e bastante sofisticado, com uma boa pintura, decoração, iluminação e inserção de forro, como é o caso do EPS isopor, para melhor a climatização e o som do ambiente. Tudo isso proporciona mais conforto e qualidade.

Dessa forma, sua empresa consegue oferecer um ambiente não somente agradável para o cliente, como também para o colaborador, favorecendo seu bem-estar e produtividade.

5. Treine a equipe para o atendimento ao cliente

É muito importante que sua microempresa trabalhe no treinamento do colaborador em relação ao contato e interação com o cliente. 

Também é necessário adotar um relacionamento a longo prazo nesse segmento, por isso treinamentos nesse sentido também são cruciais. 

Por exemplo, algumas empresas buscam diversificar os seus canais de contato com o cliente, criando uma rede social e, até mesmo, uma central de atendimento por telefone ou whatsapp.

Mas, no momento que o cliente liga ou manda mensagem, há demora na resposta e interação. 

Ou seja, o cliente acaba desistindo de conhecer seu negócio ou, até mesmo, de realizar a contratação do serviço. 

Dessa forma, é essencial que sua equipe seja treinada para saber como lidar com os clientes nos mais diversos canais, seja no ambiente digital, no contato físico ou por telefone. 

É importante ressaltar que esse treinamento pode ocorrer por meio de palestras, cursos de qualificação e atividades práticas em equipe que ajudem a simular interações do cliente com sua marca. 

Estratégias de marketing para o seu negócio

Uma dica muito importante para sua empresa é realizar o investimento no marketing, sobretudo, no marketing digital! 

Assim, mesmo que a agência atue nessa área para o cliente, é preciso que também se atente a essa ponta para divulgar seu próprio negócio com qualidade.

Basicamente, o marketing digital representa o conjunto de estratégias que são utilizadas para atrair potenciais clientes para o seu negócio, além de trabalhar com o envio de conteúdo especializado e a criação de um bom relacionamento entre empresa e cliente. 

Ou seja, o marketing trabalha para que sua empresa se torne conhecida no mercado, além de agregar benefícios como:

1. Fortalecer sua imagem institucional;

2. Divulgar sua marca para os clientes em potencial;

3. Agregar autoridade para a marca;

4. Aumentar a lucratividade da empresa;

5. Captar novos clientes e parceiros. 

Entendendo o funcionamento do marketing digital

Imagine que o proprietário de uma academia deseja aumentar o número de clientes para sua aula de hidroginástica. 

Nesse caso, a equipe de marketing do ambiente digital pensará no cliente em sua jornada de compras, considerando o que leva as pessoas a procurarem ou se inscreverem em aula de hidroginástica, bem como analisará o posicionamento e ações que a academia já realiza para ser conhecida.

Com isso, existe o conteúdo que será divulgado sobre os benefícios da hidroginástica (para quem não conhece ou não tinha tanto interesse por esse exercício).

Já para as pessoas que estão mais interessadas e evoluindo na jornada de compra, o conteúdo já pode ser mais direto, com a apresentação da tabela de preços, dias, horários, profissionais envolvidos, dentre outros fatores sobre o negócio em si. 

A mesma análise se dá em outros segmentos e nos potenciais da própria micro agência, avaliando suas oportunidades. 

Mas, caso a agência não lide com esse tipo de ação, para garantir um melhor conhecimento da persona e a criação de uma estratégia efetiva, é fundamental contar com profissionais especializados no aspecto de marketing digital.

Dessa forma, sua empresa trabalha no desenvolvimento de leads (que são os clientes em potencial), assim como para as pessoas que já estão na fase de compra em uma jornada de consumo. 

Cabe ressaltar neste ponto que o marketing digital vai trabalhar a divulgação de conteúdo em plataformas como o site da empresa, em redes sociais, assim como por meio do email marketing. 

Ações e detalhes aplicados no marketing da micro agência

Como pode ser percebido, existem diferentes ações que podem ser aplicadas para gerir a micro empresa, e isso também se da na divulgação de sua existência. 

Realizar as ações de marketing é fundamental para que o negócio seja reconhecido, alcançando mais potenciais clientes, o que mantém o fluxo e base de parceiros e contratos.

Nesse sentido, uma das técnicas aplicadas no ambiente digital é o SEO, por meio da otimização para mecanismos de busca, o que inclui estratégias de palavras-chaves para melhorar o ranking em pesquisas do Google, por exemplo.

Por exemplo, para uma clínica de estética é importante identificar os interesses de seus pacientes e, na avaliação, percebe que o cliente tende a pesquisar se ozonioterapia emagrece, inserindo essas palavras específicas sobre o tema.

Para ter um melhor desempenho nessa plataforma, passa a adotar em suas estratégias abordar esse assunto, visto que oferece o atendimento, e inclui esse termo chave.

Isso ocorre porque, por meio dos algoritmos, o Google consegue filtrar quais são os sites que tratam sobre o tema e que possuem qualidade para a exibição do conteúdo. Isso contribui para que os sites estejam no topo do ranking, conseguindo mais clientes. 

Além disso, no caso das ações online, é preciso considerar que as principais vantagens consistem em poder segmentar o público, produzir um material direcionado para a persona e, principalmente, mensurar os resultados da campanha. 

Campanhas tradicionais

Além dessas ações digitais, é importante ressaltar que as estratégias de marketing também estão no ambiente físico, podendo integrar ambos os ambientes. 

Por exemplo, no caso de uma empresa de dedetização RJ Jacarepaguá que prestará serviço para um conjunto de condomínios, é possível deixar um panfleto em cada apartamento, falando sobre seus serviços e contatos para aqueles que tiverem interesse ou para retornarem o contato após o serviço para novas contratações. 

Para as micro agências o uso de panfleto também pode ser bastante efetivo, mas ações mais criativas e estratégias podem ser desenvolvidas também, inclusive com o uso de QR Codes, intervenções na rua e até estratégias mais tecnológicas.

A partir dessas dicas, sua micro agência, ou mesmo um negócio de administração ou uma empresa de tratamento de água, podem crescer com qualidade, expandindo o negócio e obtendo bons resultados! 

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.